Wie unser professioneller Alltag ohne digitale Organisations-Tools funktionieren würde, können wir uns hier bei punktbar überhaupt nicht mehr vorstellen. Wie soll irgendjemand all seine Aufgaben im Blick behalten ohne Asana? Wie sollen Teams bei der internen Kommunikation nicht durchdrehen ohne Slack? Allerdings haben wir auch die Erfahrung gemacht, dass diese Tools eine fiese kleine Stolperfalle mit sich bringen – gerade für Neulinge. Manche Einsteiger neigen zum Beispiel dazu, absolut alles mit Aufgaben und Remindern durchzuplanen – bis die Aufgabenverwaltung selbst zur zeitintensiven Aufgabe wird. Dafür kannst du dir dann wieder eine Erinnerung in Asana einrichten… Im Ernst: Manchmal ist sogar das sinnvoll. Aber alles in Maßen! Hier kommen unsere drei Tipps zur sinnvollen Nutzung von Verwaltungstools.
1.
Denk dran: Das Tool ist nicht die Lösung
Wenn du Tools wie Asana oder Slack nutzt, denk immer daran: Das Tool ist eine Hilfe, kein Selbstzweck. Also mache dir Gedanken darüber, wie das Tool dich und dein Team bestmöglich unterstützen kann. Achte auf eine gute Struktur und formuliere Aufgaben so, dass jeder sofort weiß, worum es geht. Aber: Nimm dir auch nicht zu viel Zeit dafür. Perfektionismus – zum Beispiel besonders schöne Bezeichnungen für neue Aufgaben – bringt hier niemandem etwas. Sei lieber pragmatisch: Rechtschreibung und Grammatik müssen hier nicht perfekt sein, solange klar ist, was du von deinen Teamkollegen willst.
2.
Sorge für Ordnung
Natürlich ist es wichtig, dass alle mitmachen und eure Projekte ohne Leerstellen abbilden. Du darfst dir selbst oder deinen Teamkollegen auch sehr kleine Aufgabe erstellen (zum Beispiel: „Blogartikel zu digitalen Helfern in Google Docs freigeben“). Wichtig ist, dass diese Aufgaben dann auch gesehen und erledigt werden und nicht in eurem Tool versauern. Also ordne sie grundsätzlich einer Person zu und setze ihr eine Deadline. Auch solltest du alte Aufgaben und Threads aufräumen, damit du den Überblick behältst und deine To-Do-Liste aktuell bleibt. Das muss aber nicht jeden Tag sein. „Asana ausmisten“ ist bei uns eine Aufgabe, die wir etwa zwei Mal im Monat erledigen – und ja: dafür haben wir eine Erinnerung in Asana eingerichtet.
3.
Stell das Popcorn weg
Tools wie Asana und Slack sind manchmal besser als Kino. Denn sowohl Teamchats als auch Softwares zur Aufgabenverwaltung geben dir auch Einblicke in Abläufe, die für dich und deinen Bereich zwar nicht unbedingt relevant sind – trotzdem kann es durchaus unterhaltsam sein, die Dialoge deiner Kollegen mitzulesen. Sei stark: Stell das Popcorn weg und schließ die Kommentarspalte. Woanders warten große Aufgaben auf dich!
Wir lieben Verwaltungs-Tools. Aber wir mussten auch erst die eine oder andere Erfahrung damit machen, bis sie perfekt zu unseren Bedürfnissen passten. Also gib dir selbst etwas Zeit zum Ausprobieren – dann läuft bald alles wie am Schnürchen.
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