Du musst jetzt ganz stark sein: Du bist ersetzbar. Wenn du dir beide Handgelenke brichst und für drei Monate nicht arbeiten kannst (was wir natürlich nicht hoffen wollen) oder das Unternehmen verlässt, um woanders zu arbeiten, wird deine Firma nicht untergehen. Sie wird jemand anderen an deinen Schreibtisch (oder ins Home Office) setzen, der deine Aufgaben übernimmt. Was geht mich das an, denkst du dir jetzt vielleicht, soll mein Chef doch zusehen, wie er das regelt. Aber vielleicht bist du ja der Chef. Oder du wechselst selbst den Job – und sitzt plötzlich an einem Platz, den zuvor eine andere Person ausgefüllt hat.
Arbeite so, dass jeder mit deinen Daten weiterarbeiten kann
In all diesen Fällen ist es sehr hilfreich, wenn die Person, die als erstes den Job hatte, für ihre Nachfolger oder Vertretungen mitgedacht hat. Das heißt: Arbeite so, dass jeder mit deinen Daten weiterarbeiten kann. Schreibe Dinge so auf, dass der Rest deines Teams alles versteht und ohne Probleme deinen Zwischenstand nachvollziehen kann. Das spart Zeit und verhindert, dass im Team große Verwirrung ausbricht (meh!) und schlimmstenfalls beim Kunden nachgefragt werden muss, was noch mal der Stand der Dinge war (autsch!). Ein Beispiel: Wenn du einen Blog gestaltest, lege ein Übersichtsdokument an, dem jeder entnehmen kann, welche Artikel schon erstellt wurden und welche noch auf der To-Do-Liste stehen. Wenn du Ideen für Rubriken hast, notiere sie für deine Kollegen und sortiere deine Blogartikel entsprechend vor. Trage einen Stand (Datum) über dem Dokument ein und notiere dort auch den Speicherort deines Materials. Notizen und weiterführende Gedanken notierst du in Stichpunkten am Schluss des Dokuments (inklusive Links und Ansprechpersonen).
Gute Dokumentation erleichtert die Arbeit auch für dich
Wenn du deine Arbeitsschritte auf diese Weise dokumentierst, können andere Personen jederzeit für dich weitermachen, ohne dass eine persönliche Übergabe nötig ist. Damit sparen beide Seiten wertvolle Arbeitszeit. Doch das Ganze hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn du gute Strukturen für andere schaffst, erleichterst du die Arbeit auch für dich selbst. Vielleicht arbeitest du manchmal ein paar Tage oder Wochen überhaupt nicht an einem Projekt. Dann wirst du dich freuen, wenn du deinem eigenen Gedächtnis durch gute Dokumentation auf die Sprünge helfen kannst. Das spart Energie und du bekommst mehr geschafft.
Alles auf einen Blick:
Welches Projekt hast du zuletzt im Datei-Chaos zurückgelassen? Zeit zum Aufräumen! Es wird dir und deinem Team guttun.
Das verspricht dir:
