Termin-Tennis: So nutzt du den Google Kalender im Team

Termine, Termine, Termine. Davon hast du immer genug. Völlig egal, ob du sie selbst organisierst oder dein Sekretär das für dich übernimmt – du solltest möglichst viel Übersicht und möglichst wenig Arbeit mit der Verwaltung haben. Das geht am besten mit einem Kalender, der dezentral funktioniert – den du also überall und jederzeit griffbereit hast und auf den auch deine Kollegen zugreifen können. Verabschiede dich also von Kalendereinträgen auf Papier und nutze die Vorteile eines digitalen Terminplaners! Dort ist nicht nur immer alles topaktuell – du kannst Termine auch gemeinsam mit deinem Team verwalten. Wenn zum Beispiel ein Meeting ansteht, legt ein Mitarbeiter für alle den Termin ein und lädt die Kollegen per E-Mail ein. Automatisch erscheint der Termin dann auch in deinem Wochenplan. (Wenn du dich von deinem kleinen schwarzen Notizbüchlein partout nicht trennen willst, führe es zusätzlich, aber nicht ausschließlich. Fünf Mal durchgestrichene und neu gekritzelte Einträge sind vielleicht Ausdruck deiner Flexibilität, tragen aber nicht unbedingt zur Übersicht bei – und synchronisieren sich auch nicht automatisch mit dem Plan deiner Kollegen.)

Der Kalender von Google

Integrierte Kalender bieten zum Beispiel die E-Mail-Clients Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird. Apple bietet den iCal an. Doch in Sachen Funktionsumfang ist der Kalender von Google bisher unübertroffen. Er kostet dich kein Geld und du kannst ihn auf dem Desktop oder als App auf deinem Smartphone und Tablet nutzen. Wenn du die App nutzt, denk daran, ihr in den Einstellungen deines Geräts Synchronisierungsrechte zu geben, damit deine Termine immer auf dem neusten Stand sind.

Um deinen Google Kalender einzurichten, melde dich in deinem Google-Konto an und ruf die Funktion „Google Kalender“ auf. (Hinweis: Einige Einrichtungsfunktionen stehen nur auf dem Desktop zur Verfügung.) Dann kannst du deinen ersten Kalender anlegen und konfigurieren. Wenn du in verschiedenen Teams arbeitest, sind eventuell mehrere Kalender sinnvoll, die du mit demselben Google-Konto unabhängig voneinander verwalten und für andere freigeben kannst.

Bei der anschließenden Nutzung hast du verschiedene Optionen. Du kannst zum Beispiel alle Personen, die deine Termine einsehen dürfen, per E-Mail in deinen Kalender einladen. Vorher legst du fest, welche Berechtigungen diese Personen haben sollen – ob sie beispielsweise mitlesen dürfen, was montags zwischen 14 und 16 Uhr machst, oder ob sie nur sehen können, dass du dann keine Zeit hast. Auch kannst du für jedes Teammitglied festlegen, ob es deine Termine bearbeiten und ergänzen darf. Wenn du deinen Kalender öffentlich machst, können auch Personen, die den Google Kalender selbst nicht nutzen, deine Termine einsehen. Dazu musst du ihnen nur einen entsprechenden Link schicken, der auf deinen Kalender führt. Es ist außerdem möglich, deinen Kalender über einen HTML-Code in deine Webseite einzupflegen. Dann kann jeder Besucher der Seite sehen, wann du noch Kapazitäten hast und welche Zeiten geblockt sind.

Doodle-Umfragen in den Google Kalender integrieren

Wenn du und deine Kollegen oder Kooperationspartner mit Doodle-Umfragen gemeinsame Termine plant, kannst du diese sehr einfach in deinen Kalender integrieren. Wenn du dich unter „MyDoodle“ angemeldet hast, kannst du deinen Google Kalender dort andocken, sodass Termine automatisch aus Doodle in deinen Kalender übertragen werden. Solange die Umfrage läuft, markiert Doodle die möglichen Termine, sodass du nicht vergisst, sie dir freizuhalten. Ist die Umfrage abgelaufen und der Termin steht fest, werden alle anderen Optionen automatisch wieder gelöscht.

Unser Tipp für die Nutzung eines Kalenders im Team

Einige dich mit deinem Team auf ein Kalendersystem, das ihr alle gemeinsam nutzt. Egal ob Google, iCal, Outlook oder Thunderbird – die Vorteile der gemeinsamen Terminverwaltung schöpft ihr nur dann voll aus, wenn ihr konsequent und verbindlich denselben Kalender bespielt. Bevor du dich für ein Kalendersystem entscheidest, solltest du dir jedoch die Datenschutzrichtlinien des Anbieters durchlesen. Damit dein Team nicht gegen geltendes Recht verstößt, sind eventuell einige Regeln erforderlich, sodass Kundendaten nicht versehentlich bei Google oder Microsoft landen.