Warum wir Fans der Erfindung Home Office sind, haben wir schon in einem anderen Beitrag erklärt (Falls du erst jetzt auf uns gestoßen bist, hier die Kurzfassung: Du hast mehr Freiraum und kannst beim Arbeiten deinen rosa Pyjama tragen.). Doch damit die Arbeit auf Entfernung eine Erfolgsgeschichte wird, darf eins nicht fehlen: Die effiziente Kommunikation mit deinem Team. Das gilt natürlich für alle Arrangements der modernen Arbeitswelt, bei denen die Kollegen nicht am selben Ort sind. Also zum Beispiel auch, wenn du selbst Chef bist und externe Experten oder freie Mitarbeiter beschäftigst. Teams, die auf Entfernung zusammenarbeiten, nennt man im Jargon übrigens Remote Teams.
Kommunikation hat sich verändert
Wir wollen hier nicht bei Adam und Eva anfangen, aber ein kurzer Blick in die Vergangenheit sei gestattet: Kommunikation hat sich verändert. Seit der Erfindung von E-Mail und Handy geht vieles schneller und einfacher – und genau deshalb fällt mehr Kommunikation an. In der vordigitalen Zeit mussten wir manchmal mehrere Tage auf einen Rückruf warten, für die Kommunikation in Gruppen brauchte es besondere Telefonanlagen. Text- und Bildentwürfe in Echtzeit an Kollegen zu schicken, war nicht mehr als ein schöner Traum. Kurz: Arbeitsplätze und -prozesse waren früher zentral strukturiert, weil es gar nicht anders ging. Heute arbeiten wir dezentral, über mehrere Städte und Länder hinweg – und brauchen daher neue Kommunikationswerkzeuge.
Digitale Kommunikation braucht klare Strukturen
Die sicherste Möglichkeit, deine Kollegen in kürzester Zeit in den Wahnsinn zu treiben, ist für jede Kleinigkeit eine neue E-Mail an den Teamverteiler zu schreiben. Professionelles digitales Arbeiten heißt, einfache Kommunikationswege zu schaffen, bei denen auch komplexe Themen übersichtlich bleiben. Natürlich soll Kommunikation nicht zum Selbstzweck werden – dennoch solltest du keine Scheu haben, bei Bedarf mehrere Tools zu nutzen. Das ist in jedem Fall besser, als einzelne Dienste zu überladen. Wir bei punktbar nutzen für Absprachen den Messenger Slack, zur Aufgabenverwaltung Asana und für die Zeitverfolgung Harvest. Vielleicht ist diese Kombination ja auch die richtige für dich und dein Team!
Themenbasierte Chats im Messenger Slack
Den Team-Messenger Slack gibt es als App für Desktop, Tablet und Smartphone und als Webversion. Er ermöglicht eine agile Gruppenkommunikation, indem er verschiedene Unterhaltungen übersichtlich darstellt. Als Teamchef verwaltest du den digitalen Arbeitsplatz und lädst deine Mitglieder zu den Chats ein. Richte für jedes Thema einen eigenen Chat ein, benenne ihn eindeutig und lege Gesprächsregeln fest. Die beste Struktur nützt schließlich nichts, wenn im Thread „Social-Media-Strategie“ alle übers Mittagessen reden. Aber keine Sorge: Wir sind überzeugt, dass dein Team die Vorteile von Slack schnell lieben lernen wird. Denn schon ab dem ersten Tag geht nichts Wichtiges mehr unter und jeder kann seine Fragen und Ideen sinnvoll einbringen.
Kosten: Basisversion kostenlos, Premiumversion mit größerem Funktionsumfang ab sechs Euro pro Nutzer und Monat.
Alternativen: Riot, Rocket.Chat, Twist
Digitales Projektmanagement mit Asana
Asana ist ein Management-Tool, mit dem du deine Projekte verwalten kannst. Dazu installierst du die App auf deinem Computer und/oder deinem Smartphone oder Tablet oder nutzt die Webversion. Für jedes Projekt legst du in Asana eine eigene Sektion an, definierst dort Aufgaben und verteilst sie an deine Teammitglieder. Jede Aufgabe hat eine Kommentarfunktion, du kannst Dokumente und Bilder anhängen und Deadlines festlegen. Auch die Teammitglieder können Aufgaben verwalten. So sieht jeder Mitarbeiter jederzeit, welche Arbeitsschritte zu welchem Projekt gehören, wie der Fortschritt ist und was er selbst noch erledigen muss. Der Messenger Slack lässt sich in Asana integrieren, sodass du bei Bedarf alles auf einen Blick sehen kannst.
Kosten: Basisversion kostenlos, Premiumversion mit größerem Funktionsumfang ab acht Euro pro Nutzer und Monat. Rabatte für kleine Teams möglich.
Alternativen: Basecamp, MeisterTask, factro
Die Zeit stoppen mit Harvest
Wenn du nachvollziehen willst, wie lange und dein Team an unterschiedlichen Aufgaben arbeitet, kannst du das Time-Tracking-Tool Harvest an Asana anbinden. An den Asana-Aufgaben erscheint dann eine kleine Uhr, mit der du per Mausklick die Zeit stoppen kannst. Das hilft auch beim Home Office mit flexiblen Arbeitszeiten: Chef und Teammitglieder sehen jederzeit, wie viel Zeitkontingent in der jeweiligen Woche noch übrig ist. Dadurch spart ihr euch entsprechende Kommentare unter der Aufgabe. Auch das ist moderne Kommunikation!
Kurz und knapp kommuniziert:
Installiere noch heute ein Kommunikationstool und lade deine Teammitglieder ein! Gemeinsam macht das Entdecken noch mehr Spaß.
Bei Kommunikationsproblemen hilft dir gerne:
dein punktbar-Team
