Im Wort „Buchhaltung“ schwingt ein leidvolles Stöhnen quasi schon mit. Es ist das Salz in der Wunde der Papierkramhasser, die Nervensäge am Ende der Arbeitswoche, der fiese Kobold, der kurz vor der fälligen Steuererklärung dein Gehirn piesackt. Kleiner Trost: Wir bei punktbar finden Buchhaltung auch fürchterlich. Doch seit wir Zahlen und Rechnungspapiere digital sortieren, geht es uns ein gewaltiges Stück besser. Hier kommen unsere fünf Tipps, damit die unliebsame Aufgabe auch für dich erträglicher wird. Tschakka!
1.
Schmeiß‘ deine Büroordner weg
Ein Großteil aller Rechnungen kommt heute als Datei bei dir an. Du sparst dir viel Zeit, wenn du nie wieder einen Bogen Papier ausdruckst und abheftest. Schaffe dir ein Dateisystem, mit dessen Hilfe du neue Rechnungen und Finanzdokumente immer sofort ablegst, zum Beispiel nach Jahren und Monaten sortiert. Benenne deine Dateien eindeutig, sodass du sie später per Suchfunktion auf deinem Computer finden kannst. Empfehlenswert ist außerdem ein Buchhaltungs-Tool, siehe Punkt 4.
2.
Installiere dir eine Scanner-App
Die paar Zettel, die du per Briefpost bekommst, scannst du ab jetzt ein. Falls es in deinem Büro keinen Scanner gibt oder dir die Nutzung zu umständlich ist, installiere dir eine Scanner-App. Damit kannst du Dokumente mit dem Smartphone abfotografieren, per Fingertipp die Farben optimieren und sie direkt ins PDF-Format umwandeln. Die Qualität ist vielleicht nicht ganz so perfekt wie mit einem richtigen Scanner, reicht für die Buchhaltung aber völlig aus. In der Basisversion kostenlos sind zum Beispiel die Apps CamScanner und Tiny Scanner.
3.
Leg‘ dir einen neuen Taschenrechner zu
Du pfriemelst jedes Mal mit der vorinstallierten Taschenrechner-App deines Handys herum oder benutzt den alten Schrottrechner aus der Schule? Dann wird es höchste Zeit, dass du dir vernünftiges Werkzeug zulegst. Es gibt viele kostenlose Apps mit großem Funktionsumfang, doch bei der Buchhaltung kann es von Vorteil sein, ein eigenes Gerät zu nutzen. Der Effekt Ups, lange Zahlenkette weg! ist schließlich ziemlich blöd und tritt beim gleichzeitigen Öffnen anderer Apps leicht ein. Es gibt spezielle Taschenrechner für Finanzen, eine Übersicht findest du zum Beispiel auf dieser Testseite.
4.
Nutze ein Buchhaltungs-Tool
Ein professionelles Tool hilft dir, sämtliche Papiere rund um die Buchhaltung zu erfassen und Übersichten zu erstellen. Darüber hinaus kannst du damit schnell und unkompliziert Angebote, Lieferscheine und Rechnungen anfertigen, über eine Anbindung deines Bankkontos Zahlungen direkt zuordnen und dir den Stand deiner Einnahmen und Ausgaben anzeigen lassen. Wir sind sehr zufrieden mit Fastbill – der Name ist Programm! Zwei Testwochen sind kostenlos, danach kostet das Programm monatlich 9 Euro (Basisversion).
5.
Finde einen Steuerberater, der digital mitgeht
Nicht jeder Steuerberater ist so begeistert von der Digitalisierung wie wir, doch es lohnt sich, eine Person zu suchen, die den digitalen Weg mitgeht. Mit Fastbill kannst du deine Daten zum Beispiel direkt an deinen Steuerberater übermitteln lassen. Wenn du mit dem Programm sorgfältig gearbeitet hast, hat er kaum noch etwas zu tun – und ist entsprechend kostengünstiger für dich.
Und nun: Keine Scheu vor der digitalen Revolution! Lade dir eine Scan-App herunter und verwandle deine erste Papierrechnung in eine PDF.
Aus Briefpost bastelt grundsätzlich Papierflieger:
